Caixa cheia, e-mail genérico, arquivos espalhados: são os motivos mais comuns para levar a empresa ao Microsoft 365. O medo também é sempre o mesmo, perder e-mails no caminho. Com planejamento, isso não acontece.
1. Levantamento
Antes de tudo, mapeie quantas caixas de e-mail existem, quanto espaço ocupam, quem usa o quê e onde estão os arquivos importantes. É aqui que se descobrem caixas compartilhadas, apelidos e contas de ex-funcionários que também precisam ir.
2. Escolha das licenças
Nem todo mundo precisa do mesmo plano. Há licenças só com e-mail e nuvem, licenças com os aplicativos do Office instalados e planos com recursos de segurança avançados. Combinar os planos certos por pessoa evita pagar pelo que não se usa.
3. Cópia do histórico
Os usuários são criados no Microsoft 365 e o histórico de e-mails, contatos e calendários é copiado do provedor antigo. Os arquivos vão para o OneDrive e o SharePoint, organizados por setor ou por cliente.
4. Virada do domínio
Com tudo copiado, o apontamento do domínio (os registros de e-mail no DNS) é alterado para o Microsoft 365, em um horário combinado. Uma última sincronização traz as mensagens que chegaram durante a troca. Também é a hora de configurar as proteções que evitam que o e-mail da empresa seja usado em golpes.
5. Segurança e treinamento
- Ativar a verificação em duas etapas para todos
- Definir quem acessa cada pasta e caixa compartilhada
- Treinar a equipe no Outlook, no Teams, no OneDrive e no SharePoint
- Acompanhar os primeiros dias para ajustar o que for preciso
Fazer sozinho ou com apoio
Empresas muito pequenas conseguem migrar sozinhas. Quando há várias caixas, arquivos compartilhados e sistemas que enviam e-mail, um parceiro reduz o risco e o tempo parado. A .comp 365 faz migrações em São José dos Campos, no Vale do Paraíba e de forma remota para todo o Brasil.